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Neue Datenschutzverordnung

25.05.18 Die neue Datenschutz-Grundverordnung stellt Vereine vor große Aufgaben. Die zusätzlichen Vorgaben sind für viele ehrenamtliche Vorstandsmitglieder eine große Mehrbelastung.

 

Datenschutz in Sport- und Turnvereinen.

Erste Hilfe für Vereine zur Datenschutzgrund-Verordnung (DS-GVO)

 

Liebe Sportkameradinnen, liebe Sportkameraden,

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Die Vielfalt der Informationen im Netz von den unterschiedlichsten Institutionen macht die Sache nicht leichter. Wir haben uns bemüht, die wichtigsten Schritte in der Vorgehensweise in Form einer “To do Liste“  aufzuzeigen. Wir empfehlen allen Vereinen, ihre Satzungen, die Aufnahmeformulare und das Impressum beim Internetauftritt nach den neuen Regeln auszurichten. Warten sie damit nicht zu lange, es besteht die Gefahr der Heranbildung einer Abmahnunkultur, worauf unseriöse Winkeladvokaten schon gewartet haben.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit unserer Empfehlungen keine Garantie übernehmen können. Es fehlt allenthalben an Erfahrungen, und die neuen Vorschriften bieten reichlich Raum für Interpretationen.

Sollten Sie auf fehlerhafte Darstellungen stoßen – weil Ihnen genauere Informationen vorliegen – wären wir für entsprechende Mitteilungen dankbar.

Die Form eines schriftlichen Merkblattes erschien uns mit Blick auf die zu bewältigende Arbeit in den Vereinen angemessener als der mittlerweile übliche Verweis auf das Internet.

Wir hoffen, Ihnen ein wenig hilfreich sein zu können.


Der Vorstand des Sportkreises Wiesbaden

 

 

Als Ergebnis der vorhergehenden Arbeiten sollten Sie die nachstehenden Fragen der Datengeber (der Mitglieder des Vereines) beantworten können, und ihnen am besten eine entsprechende schriftliche Mitteilung zugehen lassen:

1.    Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?
       Wer hat alles Zugriff (Funktionsträger)?

2.    Woher kommen meine Daten und welche Daten werden verarbeitet?
       (Daten aus der Geschäftsbeziehung; Daten aus anderen Quellen)

3.    Wofür werden meine Daten verwendet (Zweck der Verarbeitung)?
       Erhebung und Verarbeitung im Rahmen der Erfüllung vertraglicher Pflichten          (Mitgliedschaft); Verarbeitung eines berechtigten Interesses; Erhebung und          Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Bestimmungen /Statistik, Finanzen);              Erhebung und Verarbeitung aufgrund Einwilligung.

4.    Werden meine Daten weitergegeben?
       Datenweitergabe an Verbände; Datenweitergabe an Auftragsverarbeiter.

5.    Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt?

6.    Wie lange werden meine Daten gespeichert?

7.    An wen kann ich mich zum Thema Datenschutz wenden?

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 Checkliste für Sportvereine.

Welche Maßnahmen sind mit der Geltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten?

 

1. Schritt: Erstellen von Verzeichnissen von Verarbeitungstätigkeiten

Vereine müssen unter Umständen Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten erstellen. In den Verzeichnissen werden die einzelnen Aspekte der Datenverarbeitung beschrieben (z.B. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung, aber auch die internen und externen Empfänger der Daten und die technischen und organisatorischen Maßnahmen, also wie die Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden).

Wichtig: Da viele Vereine ständig und damit nicht nur gelegentlich personenbezogene Daten verarbeiten, dürften viele Vereine von dieser Pflicht betroffen sein.

2. Schritt: Prüfen, ob ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist

Nach der DSGVO ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, wenn die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung personenbezogener Daten besteht. Dies dürfte für die Sportvereine in der Regel nicht zutreffen. Nach dem BDSG (§ 38) ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, wenn in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Hierbei sind alle Personen unabhängig von ihrem Status zu berücksichtigen (z.B. ehrenamtlich tätige Vorstandsmitglieder, selbständige Übungsleiter).

Unabhängig von der Anzahl der Personen ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, wenn eine Datenschutz-Folgeabschätzung durchzuführen ist. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn umfangreich Gesundheitsdaten verarbeitet werden. Der Datenschutzbeauftragte ist der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden.

3. Schritt: Vorbereitungen treffen, um auf Rechte reagieren zu können

Die DSGVO sieht zahlreiche Rechte für die betroffenen Personen vor (z.B. Recht auf Auskunft, Löschung, Berichtigung, Einschränkung auf Verarbeitung, Datenübertragbarkeit). Insbesondere auf das Recht auf Auskunft sollten sich die Vereine einstellen und Vorbereitungen treffen. Denn die Vereine haben innerhalb eines Monats nach Eingang eines Antrags der betroffenen Person die Informationen zur Verfügung zu stellen.

4. Schritt: Prüfen, ob Verträge mit Auftragsverarbeitern vorhanden sind

Erfolgt eine Verarbeitung der Daten außerhalb des Vereins, kann eine Auftragsverarbeitung vorliegen. Das ist dann der Fall, wenn die Verarbeitung im Interesse und im Auftrag des Vereins erfolgt. Es handelt sich dann nicht um eine Weitergabe an außenstehende Dritte, so dass für die Weitergabe keine gesonderte Rechtsgrundlage erforderlich ist. Voraussetzung ist aber, dass grundsätzlich ein Vertrag zwischen dem Verein und dem Auftragsverarbeiter geschlossen wird, der einen bestimmten Inhalt haben muss. Eine Auftragsverarbeitung wird regelmäßig beim Cloud-Computing angenommen oder aber auch bei Beauftragung von Steuerberatern im Rahmen der Lohnbuchhaltung.

Muster

Aufnahmeantrag

in den nachgenannten Verein unter Einwilligung in die Datenverarbeitung - einschließlich der Veröffentlichung von Personenbildern -- im Zusammenhang mit der DS-GVO vom 25.05.2018

Hiermit melde ich mich/meine Tochter/meinen Sohn als Mitglied im Turn- und Sportverein Musterstadt e.V. in nachfolgend genannter Abteilung an: (bitte Zutreffendes ankreuzen)

  Turnen  / Gymnastik

Pflichtangaben: *

 Name, Vorname*: 

 Straße/ Nr.:*        

  Postleitzahl:*                                      Ort:

  Geburtsdatum:*                                  Tel.:

  Handy:                                               E-Mail:

  Beruf: ____________

Die unbefristete Mitgliedschaft beträgt mindestens 6 Monate. Danach gilt eine sechswöchige Kündigungsfrist zum Ende eines Kalenderquartals. Beitragsklasse, bitte ankreuzen: Kinder, Schüler,

Studenten, Azubis Erwachsene Familie (mind. 3 Mitglieder)   Rentner (auf Nachweis, sonst ab 65 Jahren)    

Mit meiner Unterschrift erkenne ich die Satzung und Ordnungen des Vereins in der jeweils    gültigen Fassung an.

Bei Verwendung eines Online-Formulars:]

Die Informationspflichten gemäß Artikel 12 bis 14 DSGVO habe ich gelesen und zur Kenntnis genommen.

 [Bei Verwendung eines Formulars in Papierform:]

      Die umseitig abgedruckten Informationspflichten gemäß Artikel 12 bis 14 DSGVO habe ich gelesen und zur Kenntnis genommen.

  ______________     _____________________________________________________  

Ort, Datum                      Unterschrift/Unterschriften der gesetzlichen Vertreter bei                                            Minderjährigen und Geschäftsunfähigen 

Ich bin damit einverstanden, dass die vorgenannten Kontaktdaten zu Vereinszwecken durch den Verein genutzt und hierfür auch an andere Mitglieder des Vereins (z.B. zur Bildung von Fahrgemeinschaften) weitergegeben werden dürfen.

Mir ist bekannt, dass die Einwilligung in die Datenverarbeitung der vorbenannten Angaben freiwillig erfolgt und jederzeit durch mich ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann. 

 _______________        ______________________________________________________

Ort, Datum                   Unterschrift/Unterschriften der gesetzlichen Vertreter bei                                               Minderjährigen und Geschäftsunfähigen 

 

Kontoinhaber: _______________________    Mandatsreferenznummer: ___(Mitgliedsnr.)

Kto.Nr. (IBAN): __________________________________________________         

BLZ (BIC): __________________________             Name der Bank: __________________

Fälligkeit jährlich zum ………..         Mandatsreferenznummer ist die Mitgliedsnummer:

  Datum:                                                                      Unterschrift:                             

 

 

Einwilligung in die Veröffentlichung von Personenbildnissen

 

Ich willige ein, dass Fotos und Videos von meiner Person bei sportlichen Veranstaltungen und zur Präsentation von Mannschaften angefertigt und in folgenden Medien veröffentlicht werden dürfen:

       Homepage des Vereins

      Facebook-Seite des Vereins

      regionale Presseerzeugnisse (z.B. Musterstädter Anzeiger, Musterstadt Aktuell)

Ich bin darauf hingewiesen worden, dass die Fotos und Videos mit meiner Person bei der Veröffentlichung im Internet oder in sozialen Netzwerken weltweit abrufbar sind. Eine Weiterverwendung und/oder Veränderung durch Dritte kann hierbei nicht ausgeschlossen werden. Soweit die Einwilligung nicht widerrufen wird, gilt sie zeitlich unbeschränkt. Die Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung muss in Textform (Brief oder per Mail) gegenüber dem Verein erfolgen. 

Eine vollständige Löschung der veröffentlichten Fotos und Videoaufzeichnungen im Internet kann durch den TuS Musterstadt e.V. nicht sichergestellt werden, da z.B. andere Internetseiten die Fotos und Videos kopiert oder verändert haben könnten. Der Turn- und Sportverein Musterstadt e.V. kann nicht haftbar gemacht werden für Art und Form der Nutzung durch Dritte wie z. B. für das Herunterladen von Fotos und Videos und deren anschließender Nutzung und Veränderung. 

Ich wurde ferner darauf hingewiesen, dass trotz meines Widerrufs Fotos und Videos von meiner Person im Rahmen der Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen des Vereins gefertigt und im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht werden dürfen.

 

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Ort, Datum                      Unterschrift/Unterschriften der gesetzlichen Vertreter                                                bei  Minderjährigen und Geschäftsunfähigen 

Bei Minderjährigen, die das 14. Lebensjahr vollendet haben, ist neben der Einwilligung des Minderjährigen auch die Einwilligung des/der gesetzlichen Vertreter erforderlich. Ich/Wir habe/haben die Einwilligungserklärung zur Veröffentlichung der Personenbilder und Videoaufzeichnungen zur Kenntnis genommen und bin/sind mit der Veröffentlichung einverstanden. 

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 Vor- und Nachname/n des/der gesetzlichen Vertreter/s:  

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Datum und Unterschrift des/der gesetzlichen Vertreter/s:      

Der Widerruf ist zu richten an: 

Turn- und Sportverein Musterstadt e.V., Am Sportplatz 1, 12345 Musterstadt,  info@tus-musterstadt.de

 

 

      

Der Landessportbund Hessen hat unter www.lsbh-vereinsberater.de/datenschutz  die wichtigsten Regelungen und Arbeitshilfen für Vereine eingestellt.